Bewilligungsgrundlagen der Waltraut Bergmann Stiftung (Dezember 2015)

1. Allgemeine Bewilligungsbedingungen

Es gelten folgende allgemeine Bewilligungsbedingungen:
Die Waltraut Bergmann Stiftung ist als gemeinnützige Einrichtung verpflichtet, die
ordnungsgemäße und wirtschaftliche Verwendung der von ihr bewilligten Mittel
sicherzustellen. Die Bewilligungsbedingungen beschreiben das Verfahren
zwischen der Stiftung und dem Bewilligungsempfänger und sind die Grundlage
für die Durchführung der Projekte.

1.1 Bewilligungsgrundsätze

Das Bewilligungsschreiben begründet erst dann einen Anspruch des Bewilligungsempfängers,
wenn der Vordruck „Antrag auf Projektförderung“ vom Empfänger vollständig ausgefüllt und unterschrieben bei der Stiftung vorliegt und damit die Bewilligungsbedingungen vom Empfänger ausdrücklich anerkannt wurden. Der Bewilligungsempfänger trägt dafür Sorge, dass die mit der Projektdurchführung beauftragten Mitarbeiter über die besonderen Bewilligungsbedingungen
informiert sind und diese berücksichtigen.
Die Verwendung der von der Stiftung bewilligten Mittel ist zweckgebunden.
Der Verwendungszweck ist im Bewilligungsschreiben angegeben. Der Bewilligungsempfänger
ist verpflichtet, die Stiftung über jede beabsichtigte Änderung des Verwendungszwecks, des Projektbeginns, der Realisierungsbedingungen sowie über Änderungen der Rechtsform (Satzung, Gemeinnützigkeitsstatus) und der Organe des Trägers vorab schriftlich zu unterrichten.
Diesbezügliche Auflagen der Stiftung sind zu berücksichtigen. Die Entscheidung der Stiftung wird schriftlich mitgeteilt.
Eine eventuelle spätere Änderung der Finanzierungsanteile (Eigen-, Stiftungs- und anderweitig erhaltene Mittel) ist nur mit schriftlichem Einverständnis der Stiftung möglich.
Umwidmungen, die den im Kosten- und Finanzierungsplan genannten Prozentsatz überschreiten, oder Umwidmungen zur Schaffung neuer, nicht bewilligter Kostenarten aus Stiftungsmitteln sind vorab schriftlich zu beantragen und bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Stiftung.
Umwidmungen sind
- Überschreitungen der bewilligten Summe einzelner Kostenarten oder
- die Schaffung neuer, nicht bewilligter Kostenarten, soweit dies durch Einsparungen bei anderen
   Kostenarten finanziert wird.
Der Bewilligungsempfänger ist selbst für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und behördlicher Anordnungen verantwortlich.
Die Stiftung haftet nicht für Schäden, die dem Bewilligungsempfänger oder Dritten aus der Durchführung des geförderten Vorhabens entstehen.
Die Stiftung behält sich das Recht auf Widerruf der Bewilligung und Rückforderung der gezahlten Gelder vor, wenn die Bewilligungsbedingungen nicht beachtet werden, oder wenn aus anderen wichtigen Gründen Anlass zu Widerruf gegeben wird.
Alle aus Stiftungsmitteln angeschafften Gegenstände gehen ins Eigentum der Stiftung über beziehungsweise verbleiben in deren Eigentum. Mit Abschluss des Projekts entscheidet die Stiftung, ob das Inventar dem Bewilligungsempfänger zur weiteren Nutzung im Rahmen seiner gemeinnützigen Arbeit überlassen oder ob es zurückgefordert wird.
Im Verhältnis der Stiftung zu ihren Partnern werden die Bestimmungen des Datenschutzes eingehalten.
Mündliche Nebenabreden sind grundsätzlich ausgeschlossen. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages sowie Nebenabreden sind nur wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart sind.
Dieser Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Der Gerichtsstand für beide Parteien ist Neuruppin.

1.2 Wirtschaftlichkeit

Die von der Stiftung bewilligten Mittel sind wirtschaftlich zu verwenden und jede Einsparmöglichkeit ist zu nutzen; sie sind nicht an Haushaltsjahre gebunden.
Die Stiftung erwartet, dass zusätzliche Mittel für das Vorhaben eingeworben werden.

1.3 Abruf und Auszahlung

Der vom Bewilligungsempfänger unterzeichnete Mittelabruf ist Grundlage für die Auszahlung der bewilligten Mittel. In den Mittelabruf werden alle für die gesamte Laufzeit auszuzahlenden Teilbeträge eingetragen. Diese sollen sich nach dem tatsächlichen oder voraussichtlichen Verwendungsbedarf richten.
Bedarfsänderungen sind der Stiftung schriftlich mitzuteilen.
Die Auszahlung der Mittel auf ein Privatkonto ist in der Regel nicht möglich, Ausnahmefälle sind z. B. Stipendienempfänger.
Können ausgezahlte Mittel länger als drei Monate nicht verwendet werden, ist die Stiftung unverzüglich zu unterrichten und ggf. eine Rückzahlung zu vereinbaren.

1.4 Öffentlichkeitsarbeit

Die Stiftung will die von ihr unterstützten Vorhaben und ihre Ergebnisse der Öffentlichkeit bekannt und der interessierten Fachwelt zugänglich machen. Sie erwartet deshalb, dass die Bewilligungsempfänger jede Möglichkeit der Information über die geförderten Vorhaben in Presse, Rundfunk, Fernsehen oder neuen Medien nutzen und dabei in angemessener Form auf die Unterstützung der Stiftung hinweisen.
Im Falle der Veröffentlichung von Projektmitteilungen, Projektergebnissen, Tagungsprogrammen, Tagungsbeiträgen, Aufsätzen zum Projektgegenstand u. ä. durch den Bewilligungsempfänger ist auf die finanzielle Förderung durch die Stiftung hinzuweisen:
Das Projekt „...“ wurde von der Waltraut Bergmann Stiftung gefördert.
oder
Die Waltraut Bergmann Stiftung hat die Durchführung des Projekts „...“ ermöglicht.
Es ist darauf zu achten, die Stiftungsförderung nicht als Sponsoring zu bezeichnen. Presseausschnitte und Mitschnitte von Rundfunk- oder Fernsehbeiträgen (jeweils mit der Angabe von Datum, Quelle und Bewilligungsnummer) sind unmittelbar nach dem Erscheinen an die Stiftung zu schicken.
Die Stiftung sollte unaufgefordert informiert werden, wenn Teilergebnisse für die Öffentlichkeit von Interesse sind.

1.5 Projektabschluss

Zum Nachweis der gemeinnützigen Mittelverwendung benötigt die Waltraut Bergmann Stiftung einen inhaltlichen und finanziellen Nachweis (ggf. Zwischenberichte und Teilabrechnungen).

1.5.1 Inhaltlicher Nachweis (Abschlussbericht)

Der Stiftung ist nach Ablauf des Projektes ein Abschlussbericht (ggf. Zwischenberichte)
in elektronischer Form (z.B. PDF, CD/DVD) einzureichen, der alle wesentlichen Informationen zu Ablauf und Ergebnissen des Projektes enthält.
Die Stiftung kann die vom Bewilligungsempfänger erarbeiteten Ergebnisse und Berichte auch ohne dessen Zustimmung Dritten zur Kenntnis geben bzw. die Ergebnisse und Berichte aus den von ihr geförderten Vorhaben unter Angabe der Autoren veröffentlichen. Für die Bewilligungsempfänger entsteht hieraus kein Entgeltanspruch. Die Stiftung behält sich vor, an Berichten Änderungen vorzunehmen - wesentliche Änderungen werden mit dem Bewilligungsempfänger abgestimmt.

1.5.2 Finanzieller Nachweis (Verwendungsnachweis)

Als Grundlage für den Verwendungsnachweis gilt der dem Bewilligungsschreiben zugrunde liegende Kosten- und Finanzierungsplan. Die tatsächliche Verwendung der Mittel (Eigen-, Waltraut Bergmann Stiftung- und anderweitig bewilligte Mittel) ist auf dem Verwendungsnachweis einzutragen.
Restmittel sind nach Projektende umgehend, spätestens mit der Fälligkeit des Verwendungsnachweises unter Angabe der Bewilligungsnummer an die Stiftung zurück zu überweisen. Diese Rückforderung erfolgt vorbehaltlich des Ergebnisses der Verwendungsprüfung. Unsere Bankverbindung entnehmen Sie
bitte den Angaben auf der Stiftungswebseite unter http://wb-foundation.com.

Ausgaben sind nur im Bewilligungszeitraum abrechnungsfähig.
Die im Verwendungsnachweis abgerechneten Einnahmen und Ausgaben müssen durch Einsendung prüfungsfähiger Unterlagen belegt sein. Eine Belegliste ist einzureichen – hier sind ausschließlich die aus Stiftungsmitteln finanzierten Ausgaben aufzuführen.
Im Falle einer Vorsteuerabzugsberechtigung sind Ausgaben netto anzurechnen.
Wenn ein Verwendungsnachweis gegenüber einem öffentlichen Zuwendungsgeber erbracht und von diesem geprüft wird oder wenn ein Prüfbericht eines Wirtschaftsprüfers vorliegt, bitten wir, diesen vorzulegen, sofern er sich auf die Mittel der Waltraut Bergmann Stiftung bezieht und unsere Bewilligungsbedingungen Bestandteil der Prüfung waren.
Die Stiftung behält sich vor, den Verwendungsnachweis durch Einsicht in Bücher und sonstige Unterlagen zu prüfen. Die Unterlagen sind vom Bewilligungsempfänger für eventuelle Nachprüfungen wie wichtige Geschäftspapiere zehn Jahre nach Projektende aufzubewahren.